Grundlagen
Grundlagen
Franchise Partner sind verpflichtet, ATERIMA-relevante Rechnungen über AURA zu erstellen. Daher ist ein in der Buchhaltung die Möglichkeit gegeben Rechnungen und Gutschriften zu erstellen. Für die Standardempfänger ist das System vorbereitet und Standardvorgaben, wie Zahlungsziel, Steuerdaten und Lieferdatum.
Rechnungen sind ein extrem wichtiger Vorgang und sowohl stark reguliert und kontrolliert. Daher ist eine saubere und vor allem lückenlose Dokumentation notwendig.
Voraussetzung für Rechnungen über AURA
Uns müssen folgende Daten vorliegen, bevor Rechnungen geschrieben werden können:
· Unternehmensname und Adresse gemäß Gewerbeanmeldung
· UST ID
· Bankverbindung IBAN
· Bei eingetragenen Gesellschaften Amtsgericht der Eintragung und Registernummer
Erst nach Vorliegen dieser Daten wird die Rechnungsstellung im CRM aktiviert.
Rechnung erstellen
Der grundlegende Ablauf ist immer gleich.
Suche im Hauptmenü nach Buchhaltung und klicke es an
Öffnen Sie im Bereich **Ausgangsrechnungen** über **Neu** die Eingabemaske für eine Rechnung.
Wählen Sie den Rechnungsempfänger im Feld Kunde aus, hier sind alle Ihre Kontakte, Multiplikatoren und ATERIMA / Home Care Service hinterlegt
Im Bereich Rechnungszeile klicken Sie auf Zeile hinzufügen und wählen Sie dann aus einem Produkt aus.
Wenn kein passendes Produkt verfügbar ist, wählen Sie bitte Dienstleistung aus und konkretisiere die Eingabe unterhalb von Dienstleistung indem Sie in das Feld klicken und überschreibst.
Setzen Sie Menge und Preis (ohne Umsatzsteuer) ein. Das System berechnet den Betrag. Ändern Sie auf keinen Fall den Steuersatz unter Steuern!
Gib die gewünschte Fälligkeit an. Alles andere wird automatisch gesetzt.
Speichern Sie mit Save oben links und prüfen Sie Ihre Angaben. Wenn alles richtig ist, klicken Sie auf Bestätigen oben links. Dann ist die Rechnung geschlossen und nicht mehr Bearbeitbar!
Klicken Sie abschließend auf **Senden**. Die Rechnung wird anschließend per E-Mail versendet.
Rechnung nach Krakau
ATERIMA Europe Sp. z o.o.
Wählen Sie bitte als Kunde ATERIMA Europe Sp. z o.o. aus. Wählen Sie als Produkt unbedingt Pauschalbetrag gemäß Koop-Vereinbarung (ATERIMA) aus und ergänzen Sie in der Zeile darunter den Abrechnungszeitraum Beispiel
Trage unter Preis den von der Vertragsabteilung gesendeten Betrag ein und ändere sonst nichts!
Speichern Sie mit Save oben links und prüfen Sie Ihre Angaben. Wenn alles richtig ist, klicken Sie auf Bestätigen oben links. Dann ist die Rechnung geschlossen und nicht mehr bearbeitbar!
Klicken Sie abschließend auf **Senden**. Die Rechnung wird anschließend per E-Mail versendet.
Home Care Service Sp. z o. o.
Wählen Sie bitte als Kunde Home Care Service Sp. z o. o. aus. Wählen Sie als Produkt unbedingt Vermittlungsvergütung gemäß Koop-Vereinbarung (HCS) aus und ergänzen Sie in der Zeile darunter den Abrechnungszeitraum. Der restliche Prozess ist identisch mit ATERIMA!
Rechnung AC-Regional
Wählen Sie bitte als Kunde Ihren Kunden aus.
Wählen Sie als Produkt unbedingt Hilfe bei der Haushaltsführung aus und ergänzen Sie optional die Zeile darunter mit weiteren Informationen. Die Menge ist immer 1!
Der Preis ist der vertraglich vereinbarte Preis dividiert durch 1,19, damit die Umsatzsteuer von 19% zum Schluss ordentlich hinzugerechnet werden kann.
Rechnung stornieren / Gutschrift
Wenn Sie eine Rechnung fehlerhaft ausgestellt haben, dürfen Sie diese nicht löschen oder überschreiben, sondern hier muss dann eine Gutschrift erstellt werden und die Rechnung neu ausgestellt werden.
Alles andere ist rechtlich nicht zulässig.
Öffnen sie dafür bitte die Rechnung, welche storniert werden soll.
Klicken sie oben auf Gutschrift
Im folgenden Popup-Fenster haben sie die Möglichkeit eine Begründung einzugeben, diese wird auf der Gutschrift auch angezeigt.
Es wird empfohlen, dieses auch einzutragen, das es dem Steuerberater die Argumentation gegenüber dem Finanzamt erleichtert!
Sie haben dann die Wahl, ob sie nur stornieren wollen, oder im gleichem Vorgang eine neue Rechnung erstellen wollen.
Es wird empfohlen die Funktion Stornieren und Rechnung erstellen zu nutzten, da in der Rechnung dann alle Kundendaten vorhanden sind und sie nur den Preis bzw. die Rechnungsposition ändern müssen.
Sie springen in diesem Fall direkt in die neue Rechnung und können diese bearbeiten und senden.
Vergessen Sie nicht die Gutschrift und die neue Rechung auch an den Rechnungsempfänger zu senden, da auch er die Dokumente benötigt.
Ihre Gutschriften finden Sie in Buchhaltung-> Kunden - > Gutschriften
Zahlungseingang buchen
Wenn sie einen Zshlungseingang zu einer Rechnung erhalten, verbuchen sie die Zahlung bitte auch zu der Rechnungen.
In der Rechnung finden Sie die Button Zahlungseingang buchen
Im folgenden Popup-Fenster wird Ihne vorgeschlagen, wie es gebucht sein soll. Hier müssen sie nichts ändern.
Klicken Sie bitte auf Zahlung erstellen und Ihre Rechnung ist als bezahlt markiert.